In meinem natürlichen Wesen bin ich die, die ihren Schreibtisch vollkommen zuwirft mit Dingen, denn der Tisch ist sozusagen DER „Stuhlersatz“. Du weißt schon, der Stuhl auf dem man all seine Klamotten wirft. Früher habe ich mich so oft verzettelt und bin dadurch nur in Stress geraten. Egal, ob ich nach Unterlagen suchte oder eine Rechnung, die dort „irgendwo“ lag. Dabei habe ich mich immer gefragt woran es liegt, dass ich all die wichtigen Schreiben auf meinen Tisch werfe und in Stress gerate. Die Zauberwörter dafür sind Zeitmanagement und Selbstmanagement. Rechnungen müssen bezahlt werden, manche Anträge ausgefüllt. Gern gebe ich dir meine Tipps an die Hand, um deinem natürlichen Wesen eine Richtung zu weisen wie du weniger Stress hast und dich besser planst und managest.
Zeitmanagement privat besser führen
Wenn wir die Zeit privat gut planen können, können wir das System meist auch gut auf den Beruf lenken. So sind wir einfach viel ungestresster und viele Menschen mit schnellen Durchhängern kommen so viel schneller an ein Gefühl, dass man etwas geschafft hat. Nach so vielen Jahren des Verzettelns, Vergessens und des Gefühls nichts geschafft zu haben, habe ich jetzt endlich meinen Weg gefunden. Es ist hierbei wichtig Kategorien aufzuführen. Was ist wirklich wichtig? Und wie kannst du das einstufen?
Zeitplan erstellen mit einem Wochenplaner
Planung ist die halbe Miete! Wenn du richtig planst, dann hast du gar nicht mehr das Gefühl, dass du einen riesigen Berg hochkletterst. Mit den richtigen Schuhen, dem Werkzeug und der richtigen Hilfe kommst du leichter und vielleicht sogar schneller nach oben. Durch meinen gelernte Beruf der Mediengestalterin liebe ich es analog etwas in den Händen zu halten und mich so zu planen. Planer, die man erst aufschlagen sind, sind mit mir bis jetzt noch auf Kreuzfuß und deshalb ist der Wochenplaner als Schreibtischunterlage von Stephanie perfekt. Liegt immer offen da und kann direkt beschrieben werden ohne viel Tamtam. Und du kannst mit dem Plan ungefähr ein halbes Jahr planen, was ganz praktisch für Termine ist.
Wie ich meine Woche plane – Tipps
Am besten hat es sich erwiesen die Woche an einem festen Tag zu planen, aber im Verlauf der vorherigen Woche schon in ein gewisses Konstrukt zu bringen. Stellt sich heraus, dass – wenn du Kinder hast – diese Ferien haben, dann läuft der Wochenplan eh ganz anders ab, oder?
Ich frage mich als erstes, gibt es feste Termine für die nächste Woche und habe ich auf irgendein Gericht Lust aufgrund des Wetters, das es werden soll? Wenn es warm ist, esse ich nämlich unfassbar gern Pellkartoffeln mit Quark. (das mal am Rande als Inspiration gesagt!) Wichtig ist es auch immer aufzuschreiben welche Dinge erledigt werden müssen, welche eingekauft, welche Ideen du hast was du erleben willst oder auch mal nicht erleben willst. Wir verplanen viel zu oft unsere Zeit mit Trubel und schauen viel zu selten darauf auch mal in kompletter Stille und Ruhe zu sein. Das fällt mir nämlich oftmals schwer, weshalb das ein Ziel ist, das ich mir aufschreibe.
So entsteht dein Zeitplan
Den Wochenplaner beschrifte ich mir mit den Kalenderwochen und kann dann direkt Termine eintragen, die in der Zukunft liegen. Auch Geburtstage können vorab eingetragen werden. Wenn du dir einen Zeitplan erstellst, dann wird es auch nicht vorkommen, dass du in einer Woche dich mit Aufgaben bombardierst und in der nächsten alles ruhig ist. So funktioniert mein Selbstmanagement sehr gut. Übersicht erstellen, was gemacht werden soll in der nächsten Zeit, diese Aufgaben schön verteilen und auch wegstreichen. Einen Tipp habe ich auch dankbar angenommen: bunte Klebestreifen. Diese kannst du Woche für Woche versetzen oder auch mal weglegen. Wie die Steuererklärung – die muss ja zum Glück auch nur einmal im Jahr gemacht werden! So bist du einfach viel mobiler und das klappt mit Wochenplanern echt gut.
Nach Wichtigkeit stapeln
Viele Menschen schaffen sich ein Stapelsystem aus Briefablagen oder Schubladenboxen, die dann offen dastehen. Ganz oben ist das, was ganz wichtig ist und direkt gemacht werden muss. Alles weiter unten ist eher unwichtiger und rutscht erst später weiter nach oben. Denk auch immer daran, dass du für manche Sachen Hilfe von anderen Menschen gebrauchen könntest, weil du dich sonst reinfuchsen müsstest. Auch die Vorbereitung der Abarbeitung von solchen Aufgaben im Stapelsystem ist ein wichtiges Instrument voranzukommen oder hast du schon einmal ein Konzert gespielt, bevor du das Instrument überhaupt gelernt hast?
Meine Selbstmanagement Methode für weniger Stress
Es gibt drei Zuordnungsmöglichkeiten wie ich meine Aufgaben einteile, dabei kann man alles einzeln betrachten oder auch eine Mischung aus allem finden.
1. Farbeinteilung Ampelsystem
Dazu gehören natürlich Farben, denn ich liebe es bunt. Rot sind alles Dinge, die sofort gemacht werden müssen und eine Dringlichkeit haben. Darunter zähle ich auch Dinge, die ich seit Monaten verschiebe und die dann einfach eine rote Farbe von mir bekommen, damit ich sie endlich mal mache. Grün sind alles Aufgaben, die anstehen, aber noch Zeit haben und wenig Aufwand bedeuten. Gelb werden diese dann, wenn man sie immer und immer wieder aufschiebt oder sie werden direkt rot, damit ihr euch damit in den Allerwertesten tretet. Das kenne ich echt gut alles verschieben zu wollen, was meistens Aufgaben sind, die ich für mich persönlich als Herzensangelegenheit mache.
2. Kategorisierung durch Farben
Auch hier kommen Farben zum Einsatz, dabei kannst du die Farben auch kategorisieren. Rote Aufgaben können alles Bürokratische sein, pink sind bei mir alle Aufgaben für den Blog und grün mitunter persönliche Herzensangelgenheiten oder Wünsche.
3. Einzelne Sparten mit Farben kategorisiert
Meine Methode besteht aus einer Mischung aus allen Methoden. Die Dritte ist nämlich einzelne Sparten aufzumachen wie in meinem Beispiel Blog, Bürokratisches, Freizeit, … In diesen Kategorien kommen dann die Farben zum Einsatz und die genaue Beschreibung der Tätigkeiten. Um ein Gericht zu kochen, brauchst du erstmal die Lebensmittel. Diese Lebensmittel müssen eingekauft werden. Also wären dies zwei Aufgaben: Lebensmittel XYZ einkaufen (rote Farbe, da dringend) und Gericht XYZ zubereiten (gelb, da das danach kommt). Natürlich kann es auch zwischen Startaufgabe und Zielaufgabe viele viele Zwischenaufgaben geben. Mit manchen Aufgaben wird man eben nie richtig „fertig sein“ wie meine Blogarbeit, da dies laufende Aufgaben bringt. Was aber auch gar nicht schlimm ist, denn ich sehe ja trotzdem, was ich alles geschafft habe!
Mehr Zeit für dich?
Früher rannte ich von A nach B und wurde gefühlt nie fertig mit den Aufgaben. Ich befand mich in einem Hamsterrad, das mich fertig machte. Dieses für mich erstellte Zeitmanagement hilft mir und meinem Selbstmanagement sehr. Verzettelungen kommen so gut wie gar nicht mehr vor bzw. werden früh genug erkannt, um sie rechtzeitig abzuarbeiten. Wenn alles im Kopf raus ist und irgendwo steht, kannst du es nicht mehr vergessen. Mir hat aber auch die Freiheit durch meinen Job mit Sinn unfassbar geholfen. Schau doch gern in meinem Beitrag dazu vorbei.
Schreib mir doch gern wie du dich organisierst und planst!
P.S.: In diesem Beitrag ist Werbung. Ich habe mit hochzeitDIY.com zusammengearbeitet. Meine Meinung und Methoden basieren alle auf meine Erfahrung mit dem Wochenplaner und meiner eigenen Zeitplanung.
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